Viết: Viết biên bản một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc

Biên bản là loại văn bản ghi chép một cách ngắn gọn, trung thực, chính xác, đầy đủ những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.

Có nhiều loại biên bản: Biên bản ghi lại một sự kiện, biên bản ghi lại cuộc họp, biên bản hội nghị,... biên bản ghi lại một hành vi cụ thể (như hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao ca trực,...).

Mẫu biên bản họp lớp

BIÊN BẢN

...........⁴...........

................

Thời gian bắt đầu:

Địa điểm:

Thành phần tham dự:

Chủ trì (chủ tọa):

Thư kí (người ghi biên bản):

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/ hội nghị/ hội thảo): 

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào...giờ..., ngày... tháng... năm.../.

Nơi nhận:

-....;

- Lưu: VT, Hồ sơ.

Ghi chú:

¹ Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

² Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

³ Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

⁴ Tên cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

⁵ Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

Yêu cầu đối với kiểu văn bản:

a) Về hình thức, bố cục cần có:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Tên văn bản (biên bản về việc gì).

- Thời gian, địa điểm ghi biên bản.

- Thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản.

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung cơ bản, ghi đầy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ tọa,...).

- Phần kết thúc (ghi thời gian cụ thể, chữ kí của thư kí và chủ tạo).

b) Về nội dung, thông tin cần đảm bảo:

- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.

- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.

- Nội dung ghi chép phải có trọng tâm, trọng điểm.

Hướng dẫn phân tích kiểu văn bản

Phần đầu:

- Quốc hiệu, tiêu ngữ: tên trường, lớp.

- Tên văn bản.

- Thông tin về cuộc họp: 

+ Thời gian, địa điểm.

+ Thành phần tham dự.

+ Chủ tọa, thư kí.

Phần chính:

- Nội dung theo diễn biến cuộc họp:

+ Các thông tin chi tiết, chính xác theo diễn biến của cuộc họp.

+ Vấn đề nêu lên để bàn bạc, biểu quyết; kết quả số phiếu biểu quyết.

+ Phân công nhóm, cá nhân phụ trách công việc cụ thể.

- Thảo luận về giải pháp như: bổ sung bài viết, đa dạng linh hoạt trong cách trình bày tập san,...

- Kết luận của chủ tọa.

Phần cuối:

- Thời điểm kết thúc cuộc họp.

- Chữ kí xác nhận của chủ tọa, thư kí.

Biên bản họp lớp (thống nhất kế hoạch làm tập san chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20 - 11 đã đáp ứng được các yêu cầu cụ thể về quy cách: Có quốc hiệu và tiêu ngữ; có tên văn bản; thông tin về thời gian, địa điểm ghi biên bản; thông tin về thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản; thông tin về diễn biến thực tế của cuộc họp, cuộc thảo luận hay vụ việc; chữ kí của thư kí và chủ tọa.

Đề bài: Giả sử trong một cuộc thảo luận nhóm (hoặc một cuộc họp lớp), em được giao nhiệm vụ làm thư kí. Hãy viết biên bản cuộc thảo luận (hoặc cuộ họp) ấy.

Hướng dẫn quy trình viết

Bước 1: Chuẩn bị.

a) Tìm hiểu nội dung, mục đích cuộc thảo luận/ cuộc họp:

- Cuộc họp tiến hành ở đâu, vào thời gian nào?

- Thành phần tham dự là ai? Ai điều hành cuộc thảo luận/ cuộc họp?

- Các nội dung sẽ bàn luận là gì?

- Dự kiến biên bản sẽ có các phần, các mục như thế nào?

b) Chuẩn bị viết biên bản: người viết biên bản có thể ghi trước các mục, các phần cơ bản của một biên bản.

Bước 2: Viết biên bản.

- Lắng nghe các ý kiến trong cuộc thảo luận và ghi lại trung thực các ý kiến ấy theo trình tự thời gian.

- Viết biên bản một cuộc thảo luận/ cuộc họp là ghi lại tại chỗ những gì đang diễn ra ngay trong thời điểm ấy. Trong trường hợp này em đang thực hiện một bài tập thực hành nên biên bản có thể được viết sau cuộc thảo luận/ cuộc họp, dựa trên những tư liệu được lưu giữ, hoặc những gì mà em nhớ lại, về cuộc thảo luận/ cuộc họp này.

Nội dung, diễn biến của cuộc thảo luận/ cuộc họp thuộc phần chính của biên bản, cho nên cần chú ý ghi kĩ những ý dưới đây:

- Chủ tọa phát biểu về mục đích, nội dung chính cuộc thảo luận/ cuộc họp.

- Các thành viên tham dự phát biểu, trao đổi ý kiến.

- Chủ tọa phát biểu tổng kết.

Bước 3: Chỉnh sửa và đọc lại biên bản cho các thành viên dự họp nghe.

a) Kiểm tra lại biên bản dựa theo những gợi ý sau:

Bảng kiểm biên bản

b) Đọc lại và điều chỉnh:

Trong cuộc thảo luận hoặc cuộc họp, thư kí đọc lại biên bản cho mọi thành viên tham dự nghe và điều chỉnh những chỗ ghi chép chưa rõ, chưa sát, chưa đúng với ý kiến người phát biểu (nếu có) trước khi cuộc thảo luận kết thúc. Đối với bài tập thực hành biên bản, em tự chỉnh sửa hoặc đọc cho một vài bạn nghe để nhận được sự góp ý.

Gợi ý

BIÊN BẢN THẢO LUẬN

 CHỦ ĐỀ “HẠN CHẾ SỬ DỤNG BAO BÌ NI LÔNG VÀ CHẤT THẢI NHỰA”

Thời gian bắt đầu:….giờ ngày…tháng…năm….

Địa điểm: Lớp….trường THCS….

Thành phần tham gia: Giáo viên chủ nhiệm, …đội viên chi đội…và bạn…- Liên đội trưởng.

Chủ trì:… - Lớp trưởng.

Thư kí: … - Lớp phó học tập.

Nội dung sinh hoạt

(1) Lớp trưởng … đứng lên tổ chức cả lớp thảo luận về chủ đề “Hạn chế sử dụng bao bì ni lông và chất thải nhựa”.

Về hoạt động thảo luận đưa ra ý kiến:

Sau khi hoạt động thảo luận, tổ trưởng các tổ đưa ra ý kiến và được tổng hợp lại như sau:

1. Hạn chế tối đa việc sử dụng các sản phẩm nhựa, túi nilon tại đơn vị, thay bằng sản phẩm hữu cơ, sử dụng nhiều lần.

2. Sử dụng quy trình xử lí rác thải “giảm thiểu- tái sảu dụng - tái chế”.

3.  Tổ chức thu hồi túi ni lông để tái chế.

4.  Tuyên truyền nâng cao nhận thức cộng đồng.

5. Phía địa phương hỗ trợ xây dựng một hệ thống thu gom, tái chế, tái sử dụng túi ni lông.

(2) Ý kiến của một số cá nhân bổ sung:

1. Tổ chức các chương trình thu gom rác thải, sáng tạo, tái sử dụng những rác thải không sử dụng nữa trở thành những đồ vật hữu ích.

2. Bổ sung thùng chứa rác tại các vị trí sản xuất, phân loại rác có thể tái chế với rác thải hữu cơ, dễ phân hủy tại nguồn phát thải.

3. Tổ chức ra quân thu gom rác thải nói chung và rác thải nhựa nói riêng.

Buổi sinh hoạt kết thúc lúc …. ngày… tháng… năm…

Nơi nhận:

Lưu: Hồ sơ chi đội.