Bài 4: Cấu trúc bảng

BÀI 4: CẤU TRÚC BẢNG

1. Các khái niệm chính

- Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các bảng, gồm có các cột và các hàng. Bảng là thành phần cơ sở tạo nên CSDL. Các bảng chứa toàn bộ dữ liệu mà người dùng cần để khai thác.

- Trường (Field): Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính chủ thể cần quản lí. Ví dụ: trong bảng HOC_SINH có các trường: Ten, NgSinh, DiaChi, GT,…

- Bản ghi (Record): Mỗi bản ghi là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí. Ví dụ: trong bảng HOC_SINH bản ghi thứ 5 có bộ dữ liệu là: {5, Phạm Kim, Anh, Nữ, 5/12/1991, không là đoàn viên, 12 Lê Lợi, 2}.

- Kiểu dữ liệu (Data Type): Là kiểu của dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu.

- Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access.

2. Tạo và sửa cấu trúc bảng

a. Tạo cấu trúc bảng

- Để tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế, thực hiện một trong các cách sau:

• Cách 1: Nháy đúp Create table in Design view.
• Cách 2: Nháy nút lệnh , rồi nháy đúp Design View.

=> Xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảng Table Design và cửa sổ cấu trúc bảng:

- Trong cửa số thiết kế gồm 2 phần: Định nghĩa trường và các tính chất của trường. Phần định nghĩa trường gồm:

• Field name: cho ta gõ tên trường cần tạo.
• Data type: cho ta chọn kiểu dữ liệu tương ứng của trường.
• Description: Cho ta mô tả trường.

- Cách tạo một trường:

• Bước 1: Gõ tên trường vào cột Field Name
• Bước 2: Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type bằng cách nháy chuột vào mũi tên xuống ở bên phải ô thuộc cột Data Type của một trường rồi chọn một kiểu trong danh sách mở ra.
• Bước 3: Mô tả nội dung trường trong cột Description (không nhất thiết phải có).
• Bước 4: Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.

- Để thay đổi tính chất của một trường:

• Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường.
• Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties ở nửa dưới của cửa sổ cấu trúc bảng.

- Chỉ định khoá chính:

• Một CSDL trong Access có thiết kế tốt là CSDL mà mỗi bản ghi trong một bảng phải là duy nhất, không có hai hàng dữ liệu giống hệt nhau.
• Khi xây dựng bảng trong Access, người dùng cần chỉ ra trường mà giá trị của nó xác định duy nhất mỗi hàng của bảng.
• Trường đó tạo thành khóa chính (Primary Key) của bảng.
• Để chỉ định khoá chính, ta thực hiện:
  • Chọn trường làm khoá chính.
  • Nháy nút  hoặc chọn lệnh Edit → Primary Key.

- Lưu cấu trúc bảng

• Chọn lệnh File → Save hoặc nháy nút lệnh  
• Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As
• Nháy nút OK hoặc nhấn phím Enter.

b. Thay đổi cấu trúc bảng

- Để thay đổi cấu trúc bảng, ta hiển thị bảng ở chế độ thiết kế

- Thay đổi thứ tự các trường:

• Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nhấn chuột và giữ. Khi đó Access sẽ hiển thị một đường nhỏ nằm ngang ngay trên trường được chọn.
• Di chuyển chuột, đường nằm ngang đó sẽ cho biết vị trí mới của trường.
• Thả chuột khi đã di chuyển trường đến vị trí mong muốn.

- Thêm trường:

• Để thêm một trường vào bên trên (trái) trường hiện tại, thực hiện:
• Chọn Insert → Rows hoặc nháy nút
• Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả và xác định các tính chất của trường.

- Xoá trường:

• Chọn trường muốn xoá
• Chọn Edit → Delete Row hoặc nháy nút

- Thay đổi khoá chính: 

• Chọn trường muốn chỉ định là khoá chính.
• Nháy nút  hoặc chọn lệnh Edit → Primary Key.

c. Xoá và đổi tên bảng

- Xoá bảng:

• Chọn tên bảng trong trang bảng.
• Nháy nút lệnh  (Delete) hoặc chọn lệnh Edit → Delete.

*Chú ý: Khi nhận được lệnh xoá, Access mở hộp thoại để ta khẳng định lại có xoá hay không. Mặc dù Access cho phép khôi phục lại bảng bị xoá nhầm, song cần phải hết sức cẩn thận khi quyết định xoá một bảng, nếu không có thể bị mất dữ liệu.

- Đổi tên bảng:

• Chọn bảng.
• Chọn lệnh Edit → Rename.
• Khi tên bảng có viền khung là đường nét liền (ví dụ ), gõ tên mới cho bảng, rồi nhấn Enter.